دکتر محمدحسین بصیری در گفت و گو با ماهنامه خبری و تحلیلی اخبار فلزات:

استقرار و پیاده سازی فرایندهای کسب و کار و کارایی مطلوب آن ها چه تاثیری بر عملکرد یک بنگاه اقتصادی خواهد داشت؟

مهم ترین مساله در یک نظام فرایند محور، نقش آن در ایجاد هماهنگی راهبردی بین کارکردهای یک کسب و کار در سازمان ها به منظور دستیابی به عملکرد مطلوب و در نتیجه تحقق اهداف یک سازمان می باشد. فرایند ها به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی سازمان ها در جهت پیاده سازی راهبردها، اهداف و تحقق تفکر سیستمی شناخته می شوند. این فرایندها هستند که با تعریف صحیح و استقرار درست در سازمان ارتباط بین واحدهای مختلف کسب و کار را با محوریت زنجیره ارزش برقرار می نمایند. لذا هرچه پیاده سازی فرایندها شکل صحیحی به خود بگیرد نتایج اثربخش تری از عملکرد سازمان ها انتظار می رود.

استقرار مناسب نظام فرایند محور منجر به کاهش هزینه ها و افزایش اثربخشی از طریق شناسایی فرایندهای زائد، طراحی مجدد فرایندها و بهینه سازی کاربری آن ها می شود. افزایش انعطاف پذیری در برابر تغییرات مستمر محیط های کسب و کار از طریق شناسایی و کاهش ریسک و بازتعریف فرایندهای مرتبط با آن نیز می تواند منجر به افزایش بهره وری در سازمان گردد. رضایت کارکنان، افزایش توجه به مشتری و قراردادن مشتریان در کانون اصلی توجه و در نهایت تعیین نتایج قابل اندازه گیری می تواند از نتایج مطلوب عملکرد یک سازمان به جهت فرایند محور نمودن فعالیت های مختلف باشد.

بدیهی است که تحقق اثرات کوتاه مدت استقرار نظام فرایند محور در یک سازمان اگر با توجه به زنجیره ارزش و محیط رقابتی بیرون سازمان تکمیل شود می تواند منجر به خلق مزیت رقابتی از طریق بهبود چابکی سازمان در بلند مدت گردد.

اهمیت و لزوم ارزیابی اثربخشی فرایندها و بلوغ آن ها را چگونه ارزیابی می کنید؟ این رویکرد چه تاثیری را بر اجرای بهتر فرایندها و ارتقای بهره وری خواهد داشت؟

میزان اثربخشی فرایندها در چارچوب میزان انطباق و ارتباط آن ها با تحقق راهبردها و اهداف یک سازمان تعریف می گردد. بدیهی است که مدیریت فرایندهای کسب و کار بدون در نظر گرفتن سنجش اثربخشی آن ها و میزان اثر آن ها در پیشبرد امور مرتبط با کسب کار به ویژه در محیط های کاملا متغیر امروزی تاثیری در ارتقا بهره وری سازمان نخواهد داشت. در این رابطه مدل های بلوغ فرایندی در سازمان ها بررسی و پیشنهاد میگردند که امروزه به عنوان یکی از حوزه های گسترده در زمینه بهبود عملکرد سازمانی محسوب می شوند. بلوغ به عنوان وضعی تعریف می شود که در آن سازمان ها در شرایط مناسبی برای دستیابی به اهداف شان قراردادند.  به صورت کلی ارزیابی بلوغ به اجزای متعددی در اجرای مدیریت فرایند وابسته است اما در این بین مدیریت و کارکنان به عنوان اجزای اساسی این فرایند از اهمیت بالایی برخوردار هستند. مدل های بلوغ سازمان ها را برای یادگیری از یکدیگر، شناخت قوت ها و نقاط قابل بهبود و در درستی از عملکرد خودشان یاری می کند.

در انتها بایستی بیان نمود که بازنگری و سنجش اثربخشی فرایندهای کسب و کار  و میزان بلوغ آن ها منجر به بهینه سازی چرخه زمانی اقدامات سازمان از طریق حذف فعالیت های غیر بهره ور می شود. حذف فرایندهایی که انطباق مناسبی با مسیر تحقق اهداف و رشد پایدار سازمان نداشته باشند نیز منجر به افزایش انعطاف پذیری و چابکی سازمان می گردد.

چه مدل ها، رویکردها و روش هایی برای سنجش بلوغ فرایندهای یک سازمان معرفی شده است؟ کدامیک را کارآمدتر می دانید؟

مدل های متعددی برای سنجش بلوغ فرایندهای یک سازمان تعریف و پیشنهاد گردیده است. اما می توان تمامی این مدل ها را ار دو منظر محتوایی و اجرایی(استقرار) مورد توجه قرار داد. می توان بیان نمود که مدل های بلوغ فرایندی اکثرا از این دو منظر قابل بررسی و ارزیابی هستند.

از منظر محتوایی سطح و میزان عمق دانش مدیریتی در به کارگیری مدل ها و اجرای فرایندهای مرتبط با آن مدل بسیار حائز اهمیت می باشد. برهمین اساس هرچه از دانش تخصصی بیشتری در مدل سازی و اجرای فرایند استفاده شده باشد بلوغ فرایندی آن سازمان بالاتر ارزیابی می گردد. به عنوان مثال در استقرار فرایندهای مدیریت منابع انسانی یک سازمان هرچه از مفاهیم مرتبط با مدل های برنامه ریزی نیروی انسانی، جانشین پروری، مدیریت عملکرد یا منتورینگ و مربیگری بیشتر استفاده شده باشد از لحاظ محتوایی بلوغ بیشتری را می توان برای آن بخش از فرایندها متصور بود. بدیهی است که پیاده سازی هریک از از این مفاهیم نیز در زیرفرایندهای مرتبط با خودشان نیازمند به بلوغ هستند.

از منظر اجرا و استقرار نیز مدل هایی مختلفی برای سنجش آن پیشنهاد گردیده است که دو روش CMMi و APQC از اصلی ترین آن ها می باشد. مدل CMMi متناسب با میزان استقرار زیرفرایندهای سازمان از سطح کم تا بسیار زیاد تعیین کننده بلوغ فرایندی از منظر اجرا است. این مدل شاخص های کلیدی عملکرد بهره ور را برای سازمان ها ایجاد می نماید. استفاده از این مدل نقاط قوت و ضعف فرایند های سازمان را مشخص نموده و چهارچوبی را برای تبدیل نقاط ضعف فرایندی به نقاط قوت ایجاد می نماید. این مدل مجموعه ای از تجربیات برتر سازمان های موفق در زمینه مدیریت فرایند های سازمان می باشد.

مدل APQC  نیز شامل سرفصل هایی چون میزان گستردگی مدیریت فرایند ها در سازمان، میزان تدوین و استاندارد سازی آنها، میزان آگاهی کارکنان سازمان از فرایندهای تدوین شده، درجه حاکمیت فرایندی، میزان اندازه گیری و پایش فرایندها، تواتر بهبود فرایندها و روال مدیریت تغییرات در آنها، میزان ارتباط میان مدیریت فرایندها و مدیریت ریسک سازمانی ، میزان یکپارچگی فرایندهای کسب و کار با راهبردهای سازمان، میزان یکپارچگی مدیریت فرایندها با شرح وظایف در سازمان و میزان استفاده از تکنولوژی اطلاعات در جاری سازی موثر فرایندها است که برای هر یک از حوزه های فوق پرسش نامه هایی تهیه گردیده که اندازه گیری بلوغ فرایندی بر مبنای آن انجام می گیرد که نهایتا سازمان ها را از نظر میزان بلوغ فرایندی استقرار در پنج سطح ، اولیه ،مدیریت شده، تشریح شده، مدیریت شده بر اساس شاخص های کمی و بهینه تقسیم بندی می نماید.

در خصوص پیشنهاد کارآمدترین روش بایستی بیان نمود که انتخاب یا معرفی مدل یا روش کارآمدتر سنجش بلوغ فرایندی در سازمان ها بسیار متغیر و دشوار می باشد. انتخاب یک روش مناسب برای هرسازمان به عوامل متعددی از جمله چرخه عمر سازمان، فرهنگ سازمانی، راهبردها، تکنولوژی، افراد و مدیریت آن بستگی دارد.

هلدینگ گسترش صنایع و معادن ماهان چه سیاست هایی را در خصوص سنجش عملکرد و بلوغ فرایندهای خود دنبال می کند؟ چه مدل هایی در اینخصوص مورد استفاده قرار می گیرد؟

سیاست ها و رویه های مرتبط با سنجش عملکرد شرکت های هلدینگی از پیچیدگی بیشتری برخوردار است. در همین خصوص نیز فرایندهای مرتبط با کارکردهای مختلف این دسته از سازمان ها نیازمند رویکرد راهبردی و برنامه محور در طراحی و شناسایی خود هستند.

بر همین اساس نیز مدیریت فرایندهای هلدینگ ماهان مبتنی بر راهبردها و برنامه های عملیاتی منتج از آن می باشد. در طراحی فرایندها از چارچوب مدل APQC استفاده شده است و برای سنجش عملکرد سازمانی؛ هلدینگ فرایندهای مبتنی بر مدل برنامه ریزی  OKR Objectives & key results)) و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد KPI(Key performance indicators) را طراحی و به منظور تحقق برنامه های عملیاتی تعیین شده برای واحدهای کسب و کار خود ارائه نموده است.

به صورت کلی از طریق چارچوب های مدل APQC فرایندهای کلیدی تعیین می شود و متناسب با برنامه ریزی صورت گرفته در چارچوب OKR و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد، فعالیت های مرتبط با کسب و کار های هلدینگ ماهان مدیریت می گردد.

پیاده سازی رویکرد یاد شده، چه تاثیری را بر اجرای فرایندها و بهبود عملکرد این شرکت داشته است؟

کنترل در نظام برنامه ریزی راهبردی نقش بسزایی را در تحقق اهداف و برنامه های تدوین شده دارد. برهمین اساس فرایندهایی که فعالیت های مرتبط با کنترل راهبردی و عملیاتی هلدینگ را مدیریت می کنند نیز از درجه اهمیت بالایی برخوردار هستند. همانطور که از سوی پیتر دراکر بیان شده است ” اگر نتوانید چیزی را اندازه بگیرید، نمی‌توانید آن را کنترل کنید و اگر نتوانید چیزی را کنترل کنید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید”؛ مجموعه هلدینگ ماهان نیز از طریق چارچوب ها، فرایندها و ابزارهایی که بیان شد نسبت به پایش و بهبود مستمر عملکرد هلدینگ و کسب و کارهای زیرمجموعه خود اقدام می نماید.

در نتیجه آن نیز اجرای فرایندهای کنترلی و به تبع آن پیاده سازی اقدامات اصلاحی در دوره های مختلف زمانی منجر به تحقق اهداف و دستیابی به نتایج تعریف شده و همچنین رشد شاخص های کلیدی عملکرد هلدینگ و شرکت های تابعه گردیده است.